Osallistuin taannoin Grape People:n fasilitointikoulutukseen. Se oli mieltä avarruttava, tiivis paketti hyviä työkaluja ja toimintamalleja. Loiskautin heti sisään tullessani aamukahvia aulassa esillä olleen kirjapinon päälle, joten voin myös suositella hankkimiani, pinon päällimmäisinä olleita opuksia Fasilitointi luo uutta ja Fasilitaattorin käsikirja (olivat oikeasti hyviä).

Työelämän lisäksi moni meistä toimii erilaisissa vapaaehtoisissa järjestöissä. Koulutuksen jälkeen jututin yhtiön toimitusjohtaja Piritta van der Beekiä, jonka vinkeillä järjestötoimijan on hyvä lähteä kohti kokoussyksyä.

”Tämä ensi vuoden toimintasuunnitelma. Nyt pitäisi miettiä, mitä tehdään? Ja jäsenhankinta, sitäkin pitäisi aktivoida? Ei tänään kyllä oikein ehdi. Ei ole nyt kyllä mitään ideoita. Sovitaan hei erikseen joku ilta, mulla on kyllä aika täyttä kalenterissa, mutta jossain välissä sitten kyllä.”

Syksyn koittaessa moni järjestö palaa kokoustauolta. Syksyn tapahtumat, jäsenhankinta ja ensi vuoden suunnittelu on kaikilla agendalla järjestön luonteesta riippumatta.  On arvioitu, että yhdistysten jäsenmäärästä noin 10-15 prosenttia toimii aktiivisesti ja tuo arvio lienee liki totuutta. Sadan hengen yhdistyksessä se tarkoittaisi noin 10-15 hengen ydinjoukkoa, joka toimii hallituksessa tai johtokunnassa ja on yleensä liikkeellä aina, kun jotain tehdään. Sitten on se seuraava rinki, ne henkilöt, jotka silloin tällöin osallistuvat ja sitten ne, jotka eivät osallistu vaan haluavatkin olla vain rivijäseniä, haluavat kuulua yhdistykseen ihan vaikka kannatuksen vuoksi, mutta eivät halua toimia aktiivisesti.

Vapaaehtoista yhdistystoimintaa tehdään omalla ajalla ilman palkkaa. Siksi on selvää, että ideointiin, toiminnan uudistamiseen, ongelmien ratkaisuun ja muuhun ei voida samalla tavalla varata aikaa kuin yrityksissä ja työpaikoilla. Toimintaa on kuitenkin järjestötyössäkin mahdollista tehostaa ja fasilitoinnin keinoin saada yhdessä aikaan enemmän.

Fasilitointi tarkoittaa yksinkertaisimmillaan toimintaa, jonka tarkoituksena on helpottaa muiden toimintaa ja se voi olla keino, jolla vapaaehtoistoiminnasta saadaan ilo irti melko yksinkertaisillakin menetelmillä. Fasilitoinnista löytyy oppaita ja kirjoja ja monessa järjestössä on omasta takaakin, ainakin kattojärjestötasolla, henkilöitä, jotka ovat kouluttautuneet fasilitointiin.

Muutamalla ammattilaisen vinkillä voi kuka tahansa saada kokoussyksystään enemmän irti. Piritta van der Beek on suomalaisen Grape Peoplen toimitusjohtaja ja ammattifasilitaattori. Van der Beekin mukaan fasilitointi on juuri se keino, jolla saadaan vapaaehtoistoiminta paremmin mukaan
– Yritysten ja vapaaehtoistoiminnan fasilitoinnissa ei suoranaisesti ole eroja, mutta vapaaehtoistyössä merkitys korostuu. Fasilitointi on itse asiassa juuri se keino, jolla vapaaehtoistoiminnassa olevia saadaan paremmin mukaan, kertoo van der Beek.

Jokaisella meistä on kokemuksia fasilitoinnista, ainakin epäonnistuneesta sellaisesta.
– Nyt on trendikästä osallistaa ja on myös vaara, että siitä tulee näennäistä. Joskus ihmiset kiinnittävät liikaa huomiota menetelmiin, vaikka menetelmät itsessään eivät auta. Kun osallistamista on tehty väärin, se on johtanut siihen, että useimmat eivät halua ryhmätöitä tai post it-lappujen liimailua. Näissä yleensä ongelmana on se, että tilannetta ei ole suunniteltu tai asiaa ei viedä loppuun. Ne ovat turhauttavia eivätkä vie asioita eteenpäin, sanoo van der Beek.

Mitä sitten pitäisi tehdä, etteivät fläppitaululle jälleen kerran kirjaillut ideat tai toiveet päädy saunan sytykkeiksi tai henkiseksi painolastiksi ilman toteuttamisen mahdollisuuksia?
– Fasilitoinnin prosessin voi tiivistää kolmeen vaiheeseen: selkeytykseen, ratkaisuihin ja toimenpiteisiin. Jos esimerkiksi selkeytys jää tekemättä, voi olla, että osallistujilla on eri näkemys siitä, miksi ollaan koolla, muistuttaa van der Beek.
– Ensimmäisenä pitää miettiä, mikä on tilaisuuden tarkoitus. Eli mikä on oikeasti se syy, miksi tilaisuus järjestetään ja keitä pitää olla läsnä, että tilaisuuden tarkoitus täyttyy? Erityisesti vapaaehtoiset turhautuvat, jos heidän aikaansa haaskataan, kun he istuvat huonosti valmisteluissa tilaisuuksissa. Eli, ensimmäisenä tarkoitus ja voi vaikka miettiä, mitä tapahtuisi, jos tilaisuutta ei järjestetä? Siitäkin voi saada mielenkiintoisia ajatuksia, van der Beek kehottaa pohtimaan.
– Seuraavaksi mietitään tilaisuuden päävaiheet, ne voivat olla vaikka tilaisuuden aloitus, selkeytys, ideointi, konkretisointi ja lopetus. Tulee myös miettiä, miten edetä, että tilaisuuden tarkoitus täyttyy. Ja miettiä miten ohjata tilaisuutta? Asiat ovat aika yksinkertaisia, mutta kannattaa muistaa, että keskustelu puheenvuoroja pyytämällä ei edistä dialogia, sanoo van der Beek.

Joskus tilaisuuksissa kerrotaan toimeksianto suullisesti eikä kukaan muista sitä hetken kuluttua. Tai kerätään muistiinpanot yksittäisinä lappuina, eivätkä osallistujat koskaan näe niitä kokonaisuutena. Van der Beekin mielestä ryhmämuisti on ehdottoman tärkeä, se auttaa ryhmää keskittymään tehtäväänsä.
– Ryhmämuisti on visuaalinen muistio kokouksen tapahtumista, se jalostaa asioita eteenpäin, kun kaikki asiat ovat koko ajan kaikilla näkyvillä. Digitaalisenakin aikana yksi parhaista ryhmämuisteista on fläppitaulu. Sitä voi muokata nopeasti ja kaiken materiaalin voi laittaa näkyville koko päiväksi. Etäkokouksissa fläppitaulun korvaa valkotaulu (whiteboard), jota voi käyttää keskustelun dokumentointiin digitaalisesti.

Menetelmä on paljon. Van der Beek muistuttaa, että tavallisessa kokouksessakin voi olla yksi asia, joka kannattaa käydä läpi eri tavalla kuin muut kokousasiat.
– Me-We-Us -menetelmän tarkoitus on saada kaikki osallistumaan, jakaa kaikkien tietotaito koko ryhmälle, myös niiden hiljaisempien. Tällä menetelmällä myös estää sen, että muutama henkilö dominoi koko keskustelua. Ensin on Me, eli kirjoitettaan omat ajatukset muistiin. Sitten on We, jossa parina tai pienryhmässä jaetaan ideat ja etsitään uusia. Lopuksi on Us, jossa ideat jaetaan kaikkien kanssa ja kerätään ryhmämuistiin, esimerkiksi fläppitauluun. Tässä jokainen ehtii pohtia asiaa ensin yksin, jonka jälkeen on helpompi keskustella muiden kanssa. Ja monta samanaikaista keskustelua on myös ajankäytöllisesti tehokkaampaan kuin koko ryhmän keskustelu, kertoo van der Beek.
– Galleriakävely puolestaan mahdollistaa monen aiheen samanaikaisen käsittelyn. Seinälle ripustetaan fläppipapereita, joihin on kirjoitettu käsiteltävät aiheotsikot. Kaikki ovat osallistujia, jotka kiertävät omassa tahdissa läpi aiheet. Kaikkia aiheita ei tarvitse käydä läpi vaan vain ne, jotka itseä kiinnostavat. Vaikka menetelmä on yksilötyö, saavat osallistujat virikkeitä toisten fläpille kirjoittamista ideoista, sanoo van der Beek.

Ideoiden jälkeen keskitytään valintoihin, rajaamiseen, konkreettisiin toimenpiteisiin. Tärkeää on yhteisen ymmärryksen luominen.
– Tilaisuuden rakenne on oikeasti iso juttu. Ja ajankäyttö. On täysin mahdotonta asiakokonaisuuden tai ongelman selvityksestä hypätä lopuksi kesken kaiken viideksi minuutiksi konkreettisiin vaihtoehtoihin tai konkreettisten asioiden tekemiseen, sanoo van der Beek.

Fasilitaattorin tulee olla neutraali, asioita ja ryhmän työskentelyä helpottava henkilö. Yhdistyksen oma puheenjohtaja ei siis ole se paras henkilö työpajan vetäjäksi. Mikä siihen neuvoksi?
– Jos sinulla on asiasta osaamista, sanottavaa, mielipiteitä ja päätösvaltaa, et todellakaan taida olla paras fasilitaattori. Kannattaa tehdä vaikka niin, että suunnitelkaa päivän tai tapahtuman rakenne yhdessä yhdistyksen uuden juniorin kanssa tai henkilön, joka ei ole aktiivinen toiminnassa. Laittakaa sitten hänelle vetovastuu. Näin saatte myös uusista ihmisistä enemmän irti ja te itse saatte aikaan enemmän, summaa van der Beek.